A partir del pasado 1 de agosto ha entrado en vigencia la obligatoriedad de generar y transmitir de forma electrónica el documento soporte en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajustes.
¿De qué se trata el documento soporte con no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?
Se trata del documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.
El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.
Este documento brinda unas ventajas como:
- El uso del costo o la deducción en la declaración de renta.
- La desmaterialización de los comprobantes fiscales.
- Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportados a la DIAN.
- Y tener acceso a nuevos servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
¿Cómo puedo emitir el documento de soporte?
Mediante el uso de software de facturación electrónica integral como el que provee Software y Equipos en Colombia que emite la facturación a través de un proveedor tecnológico autorizado con la tecnología que permite realizar un proceso eficiente de emisión, recepción y almacenamiento de facturación electrónica en la nube.
Las facturas electrónicas emitidas a través de este software cumplen con todos los requisitos y estándares reglamentados por la DIAN incluyendo la emisión de documentos de soporte para adquisiciones de bienes y servicios hacia proveedores que no son obligados a expedir factura electrónica.
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¿Cuáles son los requisitos para generar el Documento de Soporte para Adquisiciones a no obligados a factura de venta?
Según lo indicado en la Resolución 000167 de 2021 los requisitos para generar el Documento Soporte en Adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, son:
- Estar denominado expresamente como «Documento Soporte en Adquisiciones efectuados a no obligados a facturar»
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
- Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN
- Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.
- El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente- CUDS
Esta nueva exigencia por parte de la DIAN en el proceso de Facturación Electrónica está dada en el marco de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 para el desarrollo de los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, entre otros pormenores del sistema de facturación.
La Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 que modifica y adiciona artículos a la Resolución anterior y establece otras disposiciones.
La Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021 que implementa y desarrolla en el Sistema de Facturación Electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y expide el anexo técnico para este documento.
Y la Resolución 000488 del 29 de Abril de 2022 en la que se modifica el artículo 6 de la Resolución 000167 de 30 de diciembre de 2021.
Aquí más información dispuesta por la DIAN sobre esta obligación
¿Cómo obtener el Documento de Soporte para Adquisiciones a no obligados a factura de venta?
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