El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Es un proceso que regularmente se tiene previsto al finalizar cada año en la mayoría de las empresas.
Aquí resumimos información de interés sobre lo que se debe tener en cuenta a la hora de efectuarlo.
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Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad. Las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de Balance son el activo, pasivo y patrimonio.
El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.
La utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.
Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.
Activos e Inventario: Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios.
Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.
Cuentas Bancarias: Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.
Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.
Planeación para Resultados Financieros: Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.
Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr.
La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.
Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.
Manejo de Cajas Menores en los Cierres Contables: Una recomendación importante cuando se efectúan conciliaciones es adelantar bien el proceso de Arqueo de Cajas. Esto puede llevarlo a revisar el ejercicio adelantado en cajas menores y anticipos de la compañía, para hacer la conciliación entre la contabilidad y lo que se tiene en caja. Si es necesario desplácese hasta donde esta el personal encargado y efectúe la conciliación de manera sorpresiva.
No deben quedar cajas menores pendientes por legalizar. Exija a los responsables de las cajas menores la legalización de todos los gastos realizados con recursos de caja menor y que haga entrega del efectivo disponible. Nada debe quedar pendiente, a fin de evitar contratiempos con los diferentes proveedores.
Recomendaciones para Políticas Contables: La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.
La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo.
Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada.
Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.
Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que mas lo necesitan.
Fechas de Corte en Recibos Consignaciones y Facturas: Debe estar atento a las fechas de atención en Bancos y Entidades Financieras al planear su cierre ya que no deben quedar pagos girados en diciembre y que el canje se hiciera efectivo en enero, o entregar cheques a proveedores que solo podrán ser cobrados en enero o febrero. Aunque este tema es complejo, deben desarrollarse las mejores políticas para disminuir la posibilidad de que la contabilidad del tercero quede diferente de la contabilidad de la empresa.
En los casos en que sea inevitable el giro de cheques a fin de año, realice la respectiva conciliación no solo bancaria, sino con el tercero.
Busque en la empresa si tiene consignaciones, recibos de caja, órdenes de servicio por facturar, facturas de proveedores, contratos, etc. Una recomendación: dé a conocer la importancia de estos documentos y del cierre contable al personal. Es importante que cada trabajador le haga llegar a contabilidad la documentación que considere importante financieramente.
Determine en la compañía las fechas límite de recibo de facturas para que no se afecte su cierre contable. En las excepciones, que siempre se pueden presentar, concilie con su cliente o proveedor cuándo va a causar, no solo el ingreso o costo, sino los impuestos, para que a ambas partes reporten la misma información.
Trámites antes Terceros: Tenga en cuenta todas las operaciones en el cierre, incluso de las que probablemente no le han sido notificadas como la legalización de escrituras públicas por compra, venta de inmuebles, creación de sociedades, aumentos de capital, entre otras actividades claves en la planeación tributaria.
Incluya también las diligencias como registro de libros oficiales, inscripción de representación legal, entre otros, para que tengan la oportunidad de registrarla antes de cerrar cualquier año fiscal.
Inventarios y Anticipos: Evite que pase mucho tiempo sin solicitar la legalización de anticipos por conceptos como viáticos, compras de maquinarias, proveedores, entre otras cuentas. Debe revisarse cada mes estas cuentas y velar para que estos saldos de anticipos no se prorroguen mes tras mes.
Realice la respectiva evidencia de destrucción de obsoletos, ajustes contables y fiscales al inventario físico. Si se llevó a cabo inventario físico verifique aleatoriamente si se realizó de forma correcta y coincide con lo que fue entregado a contabilidad.
Su empresa requiere de un excelente cierre contable para así poder presentar sin inconvenientes la declaración de renta, CREE, IVA anual, Informe a Supersociedades, declaración renta de persona natural, información exógena, ICA anual, entre otros. Así que verifique contar con lo necesario para lograrlo y hacerlo bien.
Editado por Maestría Contable. Fuentes de Información gerencie.com y Actualicese.com
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